如何組織7個家庭歸檔系統

07年1月

如何設置一個永久為你工作的紙張歸檔+存儲系統

鬥爭是真實的：管理論文和雜亂無章的紙張是理所當然的。這就是為什麼建立一個簡單，可行的家庭歸檔系統，這是您實際使用的關鍵。 今天，這就是我們要一起做的事情。

目標

學習如何建立一個家庭檔案系統，您將實際使用您的餘生。 它需要靈活適應生活方式的變化，而且它需要很簡單，所以你才能真正保持它。

你需要什麼

• 文件櫃或文件箱
• 掛文件夾（我喜歡上面這些彩色的文件夾）
• 桌面文件夾
• 碎紙機
• 回收站
• 文件夾
• 標籤製造商或筆

定時

這是一個週末項目。 我們不建議在漫長的一天工作/上學後的一個週末之後開始這個活動。在周六或週日的早晨，啟動一個這樣的活動，並準備一杯咖啡或茶，以及讓我們這樣做的態度。

07年2月

將所有的論文集中在一個地方

建立家庭歸檔系統的第一步是將您的所有文件和論文集中到同一個空間，以便您可以進行分類，回收和分解。 一切都在一個地方有以下優點：

1. 它會讓你專注於手頭的任務。 當你嘗試 完成一項你不會感到興奮的任務（比如提交），任何藉口在另一個新項目中漫步和開始。 如果你將所有的用品（在這裡列出）和你的所有文件都放在一個地方，你真的沒有任何藉口，只能去挖掘。
2. 你會更徹底。 事先掃視你的房子意味著你不必在幾週後，當你在洗衣房裡發現一堆被遺忘的文件時重複這個任務。

一些地方尋找文件（除了你明顯的書桌抽屜，文件櫃和郵件堆）：

1. 起居室。 紙張往往堆積在客廳裡，因為我們經常不知道該如何處理它們。 這就是為什麼你應該總是把你不知道如何處理的文件放在郵箱裡。
2. 袋子 。 背包，工作包，手提包，健身包和手提箱。
3. 廚房。 紙堆有一種方式在廚房結束。 這是因為當我們走過門時，廚房往往是我們第一個去的地方。

所以，收集你的所有文件，然後......

選擇一個硬表面，可以在其上創建5個樁。 如果足夠大，這可能是廚房的桌子，客房的床或桌子。 如果你沒有足夠大的表面，地板也可以工作。

如果你的紙堆太多，可能會翻倒，然後使用垃圾箱甚至紙箱。 給他們貼上標籤，讓他們分開，避免錯誤 - 例如不小心將去年的納稅申報折騰到“回收”框中。

03年7月

將您的論文分為五類

現在是時候開始做生意了。 你將不得不觸碰每一篇論文並做出決定。

規則：您必須對每張紙做出決定。 它將進入以下五個類別之一：

1. 行動：您需要採取行動然後放棄的論文。 不要將這些與我們在以下類別中稱為“家庭”的內容混淆。 家庭文件被永久歸檔，動作文件將被使用一次，然後被丟棄。
   例如：邀請函，停車票，預約提醒，作業，賬單等。

2. 檔案：您需要保留的論文或文件，但您不需要每年參考或使用一次或兩次以上。
   例如：納稅申報表，醫療記錄，學習記錄，您參與陪審員的證明，契約，租約，合同等。

3. 家庭：這些是您用來保持房屋（和生活）運行的文件。
   例如：優惠券，食譜，用戶手冊，今年稅收收據，​​即將到來的旅行文件等。

4. 回收：不屬於上述任何類別但不包含個人信息的文件和文檔。
   示例：垃圾郵件，您不再感興趣的研討會的工作表，報紙，雜誌，您不需要的舊作業，使用的信封等。

5. 切絲：不屬於1-3類但包含個人識別信息的紙張和文件。
   例如：信用卡優惠，舊銀行對賬單，賬單等

04年7月

清理+丟棄不再需要的文檔和文件

你最大的一堆將被回收。 首先回收 - 這裡的目的是盡可能快地減少你處理的紙張數量。

接下來，粉碎碎紙機 - 這應該包括任何能夠識別你的名字和地址以外的東西。

另外，這個來自集裝箱商店的保護您的身份證證明書的價格非常合理，對於那些因撕碎果醬而生病的人來說非常實用。 通過這種方式，您可以簡單地在您的身份信息上蓋印並回收郵件和文檔以及個人信息而不是粉碎。

現在你已經扔垃圾了，現在是時候開始建立一個系統：

1. 易於使用，所以你會真正使用它;
2. 足夠靈活以適應生活變化和新項目; 和，
3. 因此，當您需要快速找到某種東西時，您可以找到它。

這裡的美妙之處在於，您可以根據進出家庭或辦公室的紙張數量進一步細分這些類別。

07年05月

為您的家庭歸檔系統設置歸檔文件

確定哪些論文進入您的存檔文件非常容易。 這些是你擁有的最重要的論文。 他們證明了你和你的家人存在，繳納稅款，擁有自己的家園和汽車，從大學畢業後，可以通過護照或簽證出國旅行。 如果您是業主或擁有多個房產，則此文件將更大。

以下是保存在此文件中的基本信息列表：

• 納稅申報表
• 病歷
• 學歷記錄
• 證明你擔任陪審員職務
• 行為
• 租賃
• 合同
• 護照
• 所以cial安全卡
• 就業記錄
• 洗禮證書
• 人壽保險/退休文件

將這些文件存儲在帶標籤文件夾的文件夾中。 一旦開始購買更多的“東西”以保證安全，請考慮購買防火箱。

保留經常使用的文件（又稱一年幾次）。 抵製過度組織這個空間的衝動，因為如果你過於具體，它實際上會讓你很難找到真正需要它們的東西。 一般來說，如果你正在沉浸在你的檔案文件中，你確實需要這張紙，盡可能讓自己變得簡單。

以下是我的類別：

• 學術的
• 汽車
• 僱用
• 金融
• 健康
• ID
• 保險
• 房地產

按字母順序組織它們，但保留ID文件。 這有你的出生證明，護照，社會保險卡和洗禮證書等。 這也是你應該保留你的結婚證的地方。

為了存儲這些文件，強烈地考慮一個價格低於50美元的高安全性契約箱是非常有價值的*。 另一種選擇是高安全性處方盒。 這一款專為醫療用品而設計，但可以輕鬆容納幾張不能丟失的紙張。

您可以設置自己的DIY自己的文件，也可以使用FileSolutions Home歸檔系統。

*如果您丟失了這些文件，您最終將付出太多的代價，從註冊服務機構，城市/市政職員，學術機構等獲取副本，因此50美元是值得的，明智的投資。

06年7月

安排家庭檔案

以下是您應該存儲到家庭文件中的一個很好的經驗法則：您將來可能需要的任何內容，但您現在不需要採取任何行動，這不屬於您的歸檔文件。 使用你自己的Household文件（稱為Household Workbook）作為例子，這樣你就可以更好地了解在這個文件中存儲什麼以及不該如何存儲。

首先，我不是創建一個文件夾或垃圾箱，而是創建了一個帶有部分的活頁夾，然後用口袋來存儲諸如優惠券和禮品卡之類的東西。 您可以使用此活頁夾並為以下部分添加章節：

• 優惠券/ Groupons
• 禮品卡
• 即將到來的旅行/旅行文件
• 我已提交回扣，正在等待收到我的支票
• 諸如電器或大件家具等大件物品的收據
• 為你的所有獎勵卡片準備一個口袋
• 即將開展的項目的註釋和參考資料
• 食譜*
• 稅收收入
• 汽車/住宅/出租人的保險單

您大概可以將其中大部分掃描到Evernote帳戶中 ，但是當您需要它們時，您必須再次打印它，因此請將其存入本筆記本中，並將其稱為您的家庭工作簿。

*保留一份單獨的文件，用於您希望有朝一日能夠返回但尚未返回的食譜。

07年7月

設置一個動作文件

行動文件是您需要採取行動然後放棄的文件。 任何需要永久或長時間（超過一個月）提交的文件或紙張，可能屬於您的家庭檔案。

操作文件是：

• 打算使用一次然後丟棄; 要么，
• 您正在等待採取行動的文件。

使用一個盒子來放置這些紙張，具體來說，我們推薦這個盒子。 選擇橙色是因為它是一種華麗的顏色，思維是，它會讓你至少每週穿過盒子一次。 這也可以作為您的In Box來加倍管理郵件 。

以下是在Action文件中保存的示例：

接收郵件：

• 您在郵件中收到的任何內容都會出現在此文件中
• 任何人拿著你或你的手抓住並推進你的手提包就會進入這裡

日曆項目：

• 邀請即將舉行的活動以及隨附的任何指示或回應卡
• 賬單支付，然後粉碎或回收
• 許可權滑入簽名
• 預約提醒

要支付的項目：

• 支付停車票
• 賬單支付

項目你在等待：

• 收到你最近購買的任何東西，以防你決定返回。 例如，如果您從亞馬遜購買包裝，您可以將包裝單放入該包裝箱中，以防產品不能正常工作並且必須退貨。 同上您收到的其他包裹。
• 收到你正在等待的任何東西。 例如，如果您向保險公司提交賬單，並且您正在等待退款，則會發送到此文件中。 如果您退回了某項服務，並且您希望退款顯示在銀行對帳單或我的信用卡帳單中，則會顯示在此框中。

你可以把這個文件分成更多的類別，但是把這個文件夾裡的所有東西都扔掉，然後每週一次，兩次或三次地瀏覽它就比較容易了。 此時，您可以回收或粉碎不再需要的任何物品，歸檔歸檔或家庭內的任何物品，並採取任何需要應對的操作。 目標是保持這個文件盡可能小。

但是......訣竅是你必須每周至少檢查一次這個文件，最好是更頻繁一次。 我強烈建議將此任務添加到“ 個人每週組織例程”中 ，這樣您 每週 就可以提交和存儲相對較少量的論文，而不是