一份關於保存文件多久的快速清單+需要粉碎的內容
紙張是一種痛苦， 管理家庭歸檔系統可能是一個阻力，但是一些文件你真的需要堅持，因為你永遠不知道什麼時候需要它們。 這裡有一個關於多久保留文件，當你完成它們，哪些你需要粉碎的入門書。 這應該成為創建和維護可行的家庭歸檔系統的快速參考指南。
首先，考慮減少收到的紙張數量，最終不得不削減或減少文件數量。
這意味著擺脫垃圾郵件，註冊電子賬單並且不接受傳單，您永遠不會使用的優惠券，或者當您知道自己不知道的時候需要堅持使用的其他短信。
如果你真的在紙張雜亂中掙扎，直到你覺得你可能囤積它 ，接觸到專業人士，他可以引導你完成脫離過程。
第二步是確保你有一個好的郵件管理系統 。 您處理郵件的效率越高，您就越不需要進行大型歸檔/粉碎/回收處理。
設立電子申報系統
通過建立電子文件系統擺脫你的文件備案將節省你的空間，擺脫雜亂無章的紙張。 這是一場胜利。 如今，電子文件系統很有意義。 要開始使用，您需要一台掃描儀和一個位置來存儲您的文件，計算機或云中的文件夾系統以及外部硬盤驅動器。
為不同類型的文件設置通用文件夾（例如：家庭，稅收，汽車，出生證等）。由於可以搜索電子文件系統，因此您無需過於精確地存儲文件。
然後，掃描每個文檔並根據內容存儲在一個文件夾中。
保存重要文件的副本
對於您的超級重要文件，專家建議保留副本。
這可能意味著將一個副本保存在您的雲存儲中，另一個副本保存在硬盤上。 它也可能意味著在您的電子申請中保留一份，在防火保險箱中保留一份。
永久存儲這些文件
這些文件應該永久保存：
學術記錄 - 畢業證書，成績單和任何可能在未來申請工作時使用的投資組合工作。
收養論文
洗禮證書
出生證明
死亡證明 - 可能需要用於稅務目的。
駕駛執照
就業記錄 - 任何條款，協議，紀律文件和績效評估。
結婚證書
病歷
軍事記錄
護照
退休和養老金記錄
社會保障卡
威爾斯
節省更短的時間
您可能每月或每周經常觸碰這些文件：
銀行對賬單 - 1個月
票據 - 1年的任何稅收或保修相關的，所有其他賬單應盡快支付罰款。
信用卡賬單 - 付款後立即撕碎。
家居裝修收據 - 保留直到出售。
投資記錄 - 您關閉帳戶或出售證券7年後。
租約 - 保留，直到你搬出去並收到房東的押金。
工資單/工資單 - 1年，直到您收到您的W-2
銷售收據 - 保修期為終身。 顯然，這僅適用於家電和電子等重大採購。 我通常只保留雜貨和衣服等收據，只要我知道我不需要收據就可以得到退貨。
稅務文件 - 7年包括您的文件和所有隨附的文件，如W-2和收據。
車輛記錄 - 保持到出售船，汽車或摩托車。
如何擺脫文件
切碎文件是防止身份盜用的主要方式。 （閱讀我對安全專家Jay Foley的採訪，了解如何保護自己免遭身份盜用）。 想知道如何切碎？ 一般規則是任何與以下信息應該被撕碎：帳號，出生日期，婚前姓名，密碼和別針，簽名和社會安全號碼。
再次，這些都是無腦的。
以下是基礎知識：
如果文件仍然“活躍”，即您需要堅持以供參考並建立簡單的家庭歸檔系統。 這意味著按主題歸檔文件，然後在不再使用時將其粉碎。
什麼文件撕碎
如果你已經完成了這些文件並且不再需要它們，那麼下面是什麼碎片（其他所有內容 - 比如文書工作 - 你可以回收）。
ATM收據
銀行對賬單
出生證明副本
取消和無效的檢查
信用卡賬單
信用報告
駕駛執照（已過期）
有任何識別的僱傭文件
過期的護照和簽證
投資賬戶＃
合法文件
投資，股票和房地產交易
有簽名的項目（租約，合同，信件）
行李標籤
醫療和牙科記錄
帶有社會安全號碼的論文
密碼或PIN碼
工資單
預先批准的信用卡申請
收據與支票帳號，信用卡號碼或任何其他識別信息
稅收形式
帶有識別信息的成績單
旅行路線
使用的機票
水電費 （電話，煤氣，電，水，有線電視，互聯網）
確保設置靈活的文件系統，以便在不再需要時檢查這些文件並將其撕碎。
你打算保留的任何東西都需要採取行動，組織和歸檔。 我喜歡我的家庭檔案系統。