任務管理技巧直接來自專家
所以你每天都有這些工作要完成， 你的工作 清單已滿 - 你怎麼知道第一，第二和第三要做什麼？
幾乎每個人都覺得他們有太多的事情要做，而且太少時間去做。 通常情況下，這種壓倒性的感覺源於無法優先考慮所有那些看似緊迫的任務。 如果您覺得自己的待辦事項列表時間越來越長，而且您甚至不知道從哪裡開始，那麼以下是如何識別，評估和優先考慮您的任務。
1.製作一份清單
在嘗試按重要性排序義務之前，請花時間編制一份您需要或想要完成的所有內容的綜合清單。 將你的列表分成不同類型的任務部分。 這些類別可能包括：
每日或每週任務
這些都是平常的“待辦事項”，可以是個人的（ 膳食計劃和雜貨店購物 ）或工作相關的（每週團隊會議）。如果你已經按照日常工作 ，你會熟悉這些任務; 如果你不這樣做，現在是創建一個好時機。 您所包含的內容可能會有所不同 - 有些人會發現自己不必檢查電子郵件或購買雜貨，但其他人會欣賞有條理的提醒，以便在特定時間或特定日期執行某些操作。
任務與截止日期
顯然，這些需要在特定的日期完成，並且需要事先做好準備。 例子可能是三週內到期的學校論文，或者是你計劃在六個月後開始的一次派對。
這些任務 - 通常稱為項目 - 可以在以後分解成更小的組件 - 例如，“書寫紙”可以分解為閱讀相關書籍，組織筆記，撰寫大綱，編寫初稿等上。
重複任務
這些不會每天或每週發生一次，但它們也不是一次性項目。
重複執行的任務可能包括牙醫預約或進行季度稅收。
自我激勵，必要的任務
這些是你知道你必須做的任務或項目，但沒有人會讓你做。 他們很少，如果有的話，有一個內置的時間限制。 考慮改進您的小型企業網站或尋找新的初級保健提供者。
自我激勵，不是必需的任務
這些是更愉快的活動，但其他更明顯必要的任務將它們排擠在外，這些活動往往會走下坡路。 認為閱讀樂趣或從事業餘愛好。
有一天的任務
這些任務在待辦事項列表的底部或腦海中迴盪，但通常不必馬上就完成。 例如：繪製你的散熱器。
2.組織你的名單
一旦列出了所有內容，您可以先確定要做什麼並組織您的時間表。 （如何在物理上做到這一點 - 在一張紙上，一張計劃器 ，一個應用程序，一個在線日曆或其他方式 - 比您選擇一種適用於您的方法更適合您使用。）以下是一些標準想一下：
緊急或重要
所有任務可以分為四個類別之一。 應盡快開展緊急重要的工作， 如果可能，緊急但並非重要的任務可以委託，但如果不能，您的日程安排應該包括足夠的靈活性和額外的時間來適應他們，當他們彈出; 應該提前策劃重要但不緊急的任務，以免它們變得緊急; 既不重要也不緊急的任務可能會被淘汰，但如果你喜歡這些任務，他們應該被納入你的日程安排中，這樣他們就不會被更嚴格的義務擠出去。
評估價值
您可以通過多種方式來判斷任務的價值。 其中一個可能是其他人是否受到影響，以及這些人對你有多重要（你的老闆的批准以及依賴你的孩子的福利比你所同意的一組陌生人的意見更重要參加聚會）。您也可以將高價值分配給您長期看到的回報，或者您只需找到回報。
您在閱讀優先任務時可能會遇到的一個參考是80-20規則或帕累托原則，其中80％的影響來自20％的原因。 這可能會也可能不會證明你是真實的，但這是一個很好的提醒，以確定你實際花費的時間和你的努力付出了什麼。
時機和靈活性
有效的時間表可以改變並識別時間限制。 在優先考慮和規劃你的日子時要保持現實。 如果有疑問，高估一個給定的任務將花費的時間。
如果兩個任務在同一時間到期，選擇從哪個開始取決於你如何最好地工作。 有些人傾向於將更簡單的任務放在專注於更複雜的任務上; 如果他們先從艱難的任務開始，並在繼續前完成部分或全部工作，其他人會感到放心。 請記住，在開始下一步之前，您不必從頭到尾承擔一項任務或項目 - 當然，除非您發現以這種方式工作可以提高您的工作效率。
最多只能將每日必做任務限制在三個。 這一天還可以包括較為常規或較不重要或緊急的較小任務，但加重主要任務可能會導致壓力和失望。
請記住，優先事項可能會發生改變 - 如果你的老闆需要你現在做點什麼，那麼你之前的優先事項可能會下降到第二。 這就是為了增加靈活性而在日程安排中增加更多時間的更多理由。
3. 批量任務
分批處理任務是最有效，最有效的方法，用於完成那些嘮叨，一勞永逸的任務。 批處理只是意味著您在切換到別的之前一遍又一遍地處理相同類型的任務。 第一步是確定你反复做的任務，然後為他們設定一個簡單的工作流程。 然後，您使用該工作流程同時處理這些任務。
批處理需要完成類似的任務，需要“批次”中的類似資源來提高效率和生產力。下面是一些示例：
批次允許你進入一個反复做同樣的任務反复，所以你不必浪費時間搞清楚說明或你應該做的下一步。
4.消除任務
一旦列出了所有的任務並將它們從最重要到最不重要的順序排列，就會清楚哪些任務位於列表的底部。 這些可能有時委派給其他人，但如果這是不可能的，你必須決定是否為他們安排時間或消除他們。
你可能在你的名單上有一些你不需要做或者甚至想做的事情，但是你在某些時候感到壓力增加（去健身房，去看書俱樂部）。這些可以完全消除。
最後，可能有太多事要做 - 如果你不能完成所有工作，評估你的工作量，以確定你是否需要更多的練習來優先考慮，或者你是否必須告訴某人你不能再繼續做某些任務。