在我的日常工作中，我從事通訊工作，主要是為非營利組織工作。 我所做的部分工作涉及確保我們制定內部和外部溝通戰略。 這還包括制定辦公室搬遷計劃 ，我現在的組織計劃在未來六個月內完成這項計劃 。
雖然你可能會認為在辦公室裡有太多的計劃步驟讓你沒有時間去考慮溝通，但你真的需要花上一兩天的時間來製定一個堅定的戰略，以保持員工和客戶的意識即將到來的變化 。
讓我們從員工開始，因為他們直接受到此舉的影響 。
內部溝通應包括這些關鍵信息：
- 清晰的時間表：確保列出移動的所有關鍵步驟，以便每個人都知道期望什麼以及何時。
- 包裝說明：為工作人員提供關於如何為搬遷辦公室或小臥室 打包的說明 。 這應該包括從哪裡得到包裝材料 ，他們負責包裝和截止日期。
- 任何辦公室關閉的進一步通知 ：在移動過程中，您可能需要關閉辦公室，以便進行辦公設備和家具的最終包裝和移動 。 確保您的員工了解這些日期以及在遷移過程中是否以及如何繼續生產以及這將如何影響他們的工作時間表和工作量。
- 新的辦公室計劃：工作人員會希望儘早了解新空間的外觀以及辦公室將如何建立。 他們是否仍然有自己的空間，或者他們現在是在一間隔間還是開放式的平面圖？ 確保你創建一種方式告知員工他們的工作空間可能會發生怎樣的變化。
- 新的位置，停車和通勤選項：為工作人員提供他們需要的關於新位置的所有信息，以便他們能夠準備運輸到新的空間。
確定所有關鍵信息後，您需要確定如何最好地傳遞這些信息。 您使用的方法應該由消息類型決定。
例如，時間表可以很容易地通過您的公司內部網傳送; 而辦公室關閉最好在工作人員會議上提出，以確保提問和回答問題。
目標與員工溝通的方式：
- 內聯網：對於那些擁有內聯網的公司或組織來說，這通常是大多數信息的最佳平台。 它可以輕鬆更新到達所有員工的文件和信息。
- 面對面會議：無論發布什麼信息，員工會議都是發佈公告的好地方，並讓員工有機會進行全面討論。 您還可以使用會議時間來審查信息如何傳達，以便員工知道他們會隨時了解情況。
- 電子郵件：雖然電子郵件很容易，但它不是傳遞信息的最佳方式。 您不想發送太多電子郵件，以至於人們在需要時無法找到信息。 如果您確實使用電子郵件，請確保只使用它來讓人們知道他們可以在哪裡獲得信息。
- 常用文件夾 ：如果您沒有Intranet，那麼在網絡驅動器上創建一個人人都可以訪問的常用文件夾是存儲您希望人們訪問的信息的下一個最佳方式。
- 公告板：信息發布的物理空間，是一件好事。 人們不僅可以經常檢查它，還可以提供一個人們可以收集和討論他們的問題的地方。